Faire la retranscription audio à l’écrit peut être une réelle épreuve du combattant. J’en ai personnellement fait l’expérience au cours d’une mission pour un client prestigieux (ce n’était clairement pas une partie de plaisir).
Mais j’en ai retiré des leçons uniques qui faciliteront votre travail si vous êtes amené à faire des retranscriptions.
Tout d’abord de quoi s’agit-il ? La transcription audio consiste à transcrire à l’écrit des enregistrements audio ou vidéo, par exemple des réunions d’entreprise (PV, comptes-rendus, conférences, interviews…).
Fun fact : la première à m’avoir parlé d’une mission de retranscription, c’est ma petite soeur ! Qui a assisté à des réunions avec des comités d’entreprises, lors de réunions de crise.
Découvrez dans cet article les 4 types de retranscription accompagnés de mes 3 astuces pour réduire votre temps de travail et protéger votre santé mentale.
4 types de retranscription
Un enregistrement peut se décliner sous 4 types de transcriptions selon la demande du client :
• La retranscription intégrale (ou verbatim) : bon courage, vous devez retranscrire le texte mot à mot. Hésitations, fautes de français, onomatopées, rires, répétitions, reformulation de phrases en plein milieu… vous devez absolument tout noter.
• La retranscription corrigée : Ici, vous devez rendre un texte amélioré et corrigé de la réunion. C’est-à-dire une retranscription intégrale, écrite dans un français correct.
Vous corrigez donc toutes les erreurs de français, supprimez les hésitations, les répétitions, les “euhhhh” qui durent une minute…
Astuce de Sélim : Avant de retranscrire les paroles d’un intervenant, laissez-le aller jusqu’au bout de sa pensée car souvent. Il reformulera tout son propos et vous aurez écrit le début de votre phrase pour rien.
2ème astuce de Sélim : Si vous oubliez d’appliquer l’astuce N°1, mastiquez un chewing-gum pour vous détendre et ne pas casser votre clavier.
• La retranscription reformulée : Celle-ci demande plus de travail et de réflexion. Ici vous devez adapter les paroles retranscrites au style écrit.
Cela demande un effort intellectuel supplémentaire d’écouter la vidéo, faire pause, comprendre l’idée de ce qui a été dit, et retranscrire cette idée à l’écrit en utilisant la 3ème personne.
Petite astuce : comme pour la retranscription épurée, laissez les intervenants aller jusqu’au bout de leur propos avant de faire pause.
• La retranscription synthétisée : Quelle chance ! Votre seul job ici est de retranscrire les éléments essentiels de la réunion. La seule chose à bien surveiller est le respect de la chronologie de la réunion. Notez bien l’évolution des idées car elles changent constamment à mesure que les intervenants débattent dessus.
Point positif : vous vous entraînez à résumer un volume d’informations important, ce qui est très utile lorsque vous assistez à une conférence pour prendre des notes plus vite.
Retour d’expérience : dans une conférence, ou dans un débat, vous allez vite vous rendre compte que les intervenants se répètent. Votre travail, c’est du copywriting: vous devez couper, pour ne garder que l’essentiel.
3 bonnes pratiques pour une retranscription saine et réussie
1 – Ne cherchez pas la perfection, visez le 90%.
La plus grosse erreur que vous pouvez faire, c’est de faire une retranscription fidèle des propos.
Au début, vous vous appliquez, vous prenez le travail à cœur, parce que c’est vous voulez livrer un travail 100% fiable.
Mais croyez-moi, si vous y mettez trop le cœur, vous finirez écoeuré.
Gardez bien en tête que les participants à la réunion n’ont pas préparé de texte à l’avance.
Vous devrez donc noter les changements de mots, de phrase, d’idées.
Vous devrez monter le son à un moment parce que le micro d’un des intervenants est trop bas, puis la seconde d’après avoir les tympans brisés par un autre intervenant qui répond à son collègue.
Allez-y doucement, s’il vous manque quelques mots qui n’ont aucun rapport avec le propos de celui/celle qui parle, ce n’est pas grave.
A force de trop vous mettre la pression, vous risquez de ne jamais finir la mission et faire un burn-out pour rien. Acceptez de ne garder que les idées fortes et ne pas retenir tous les détails insignifiants.
Au pire, si vous ne comprenez pas le nom d’une personne, d’un outil, d’une entreprise, notez le timing dans un mail, puis demandez à votre client de compléter.
Exemple : 06:19, pas compris le nom de l’entreprise.
2 – Jouez sur la vitesse
Le problème de la transcription, c’est de devoir revenir sans cesse en arrière pour reprendre un mot que vous avez mal compris ou mal entendu, de s’arrêter car la vidéo va plus vite que votre capacité à taper au clavier…
Pour cela, une bonne astuce consiste à ralentir la vitesse de lecture de la séquence (par exemple à 0,75 au lieu de 1) afin d’avoir plus de temps pour noter le texte.
A l’inverse, vous aurez parfois des intervenants qui parlent lentement. Dans ce cas, vous pouvez augmenter la vitesse au risque de vous endormir sur votre clavier.
Astuce de Sélim : Téléchargez l’extension Video Speed Controler pour modifier la vitesse de n’importe quelle vidéo en ligne.
Si on vous a directement envoyé la vidéo et qu’elle n’est pas en ligne, utilisez le lecteur VLC et les touches “-” et “+” pour ralentir ou accélérer la vidéo.
Personnellement, sur le rythme, j’ai pris l’habitude de faire pause à chaque “bloc de texte”. Ma tête retient 12 mots, 15 mots parfois. Quand je vois que la phrase est terminée, je mets pause, j’écris, et je retourne sur l’audio.
3 – Faites des pauses !
Si vous avez une longue retranscription à faire, divisez le travail en plusieurs séquences.
C’est vrai pour n’importe quel type de travail, mais surtout pour des missions de retranscription !
En effet, si votre tâche est de retranscrire fidèlement un texte, vos nerfs seront mis à rude épreuve.
Faites donc des séances de travail de 30-45 min (selon la vitesse à laquelle vous perdez votre concentration).
Puis prenez des pauses de 10-15 minutes, allez prendre un bol d’air frais. (vraiment faites-le).
Une fois que vous avez rechargé les batteries, remplissez votre bouteille d’eau, ou votre tasse de café/thé, et c’est reparti pour une séquence de 30-45 minutes.
BONUS – Utiliser les outils de reconnaissance vocale
Le seul problème de ces outils, c’est que vous devrez souvent revenir sur les mots car l’intelligence artificielle a encore du mal à en reconnaître certains.
Si jamais la qualité de l’audio n’est pas terrible (micro loin de la personne, grésillements, mauvaise qualité enregistrement,…) vous pouvez laisser tomber ce conseil.
Je vous donne néanmoins l’astuce si vous avez la chance d’avoir un son de très bonne qualité, et un interlocuteur qui articule très bien, car vous économiserez un temps fou !
Il existe plusieurs outils pour vous aider, parmis lesquels la dictée vocale gratuite de Google Docs (cliquez sur “Outils” dans la barre en haut, puis “Saisie Vocale”), Happy Scribe (payant) ou Dictation (gratuit)
Astuce de Sélim : mettez vos hauts parleurs forts pour être sûr que le logiciel détecte bien tous les mots.
Malheureusement, on est encore trop loin d’un résultat 100% parfait… et je n’aime pas laisser de grosses incohérences dans les textes que je retranscris. J’évite donc les logiciels de reconnaissance vocale pour le moment. Pour vous en convaincre, voyez juste le niveau de la retranscription sur Youtube, dans les sous-titres automatiques. C’est le même niveau d’erreurs. Environ 80 à 85% des mots dans le mille, et 15% à côté.
Conclusion
Faire une retranscription n’est pas chose aisée, surtout si c’est votre première fois. Ce n’est pas la mission la plus intéressante, c’est vrai, mais il faut bien manger :)
Mais cela fait partie des missions de copywriter que l’on peut vous demander, vous devez donc être capable de rendre un travail de qualité.
Ces travaux sont bien pour mettre le pied à l’étrier en tant que freelance, mais si vous voulez vivre de votre plume vous devez maîtriser le copywriting sur le bout des doigts.
Devenez un copywriter demandé par tout le monde et très bien payé grâce aux conseils que je partage dans ma newsletter 100% copywriting, Les Mots Magiques.
Massi + Sélim
